信息管理 (IM) 过程是一组与从一个或多个来源收集和管理信息以及将该信息分发给一个或多个受众相关的活动。 信息，在其最受限制的技术意义上，是记录或传输消息的有序符号序列。 关键思想是信息是事实的集合，这些事实的组织方式使得它们具有超出事实本身价值的附加价值。 系统工程师既是信息产品的创造者，也是接受者； 因此，系统工程师对 IM 流程和 IM 系统的成功开发和使用具有至关重要的意义。

概述

信息可以以多种形式存在于组织中； 有些信息与特定的系统开发程序有关，有些信息保存在企业级别，并根据需要提供给程序。 它可以以电子格式或物理形式（例如，纸质图纸或文件、缩微胶片或其他照片记录）保存。

IM 过程包括一组与信息系统、系统系统 (SoS)、 架构 、 服务 、嵌套硬件/平台和人员 相关的相互关联的活动。 从根本上说，这个过程是一系列与人类解决各种问题的努力有关的活动。 这包括设计、开发和使用基于技术的系统和流程，以提高信息和相关知识在各种战略/业务、战术和运营情况下的效率和有效性。

管理是指对与信息的结构、处理和传递相关的过程活动的组织和控制。 例如，组织结构必须具有能够在整个信息 生命周期 中管理此信息的管理流程，无论其来源或格式如何（例如，数据、纸质文档、电子文档、音频、视频等），以便通过多种渠道交付，这些渠道可能包括手机和网络界面。

基于计算机的 IM 系统是人员、硬件、软件、通信网络以及在组织中收集、转换和传播信息的数据资源的有组织的组合。 从系统工程师的角度来看，IM 过程是一个需要计划、设计和协调的相互关联的信息活动的循环。 存在许多生命周期开发过程模型。 下面的图 1 是一个高级流程模型，它强调了 系统工程 (SE) 在 IM 中的作用。

图 1. 生命周期信息管理流程开发模型。 （SEBoK 原创）

IM 系统开发中的 SE 功能与生命周期中应预先考虑的几个限速架构和设计变量（例如，信息共享、质量、安全性、效率、合规性等）有关发展过程。 这些变量中的每一个都可以细分为 感兴趣的信息系统 (SoI) 的架构和设计考虑因素。 例如，可以从数据有效性、一致性和全面性的角度来看待质量。 图 2 概述了信息管理注意事项。

图 2. 信息管理架构和设计注意事项。 （SEBoK 原创）

IM系统的有效和高效使用应该解决业务需求。 这些需求可以集中在几个业务目标上，例如效率、有效性、竞争力或盈利能力。 从企业的角度来看，系统工程师可能会参与支持 IM 系统开发的多项活动，例如战略规划、技术/业务趋势分析、应用程序开发、理解操作规程、资源控制技术和评估组织结构。

IM 流程可确保创建、存储、保留、保护、管理必要的信息，并让有需要且被允许访问的人轻松获得这些信息。 它还确保信息在不再相关时被处理掉。

信息管理流程

引用 ISO/IEC/IEEE 15288 (2015)：

信息管理流程的目的是为指定的利益相关者生成、获取、确认、转换、保留、检索、传播和处置信息……

信息管理计划、执行和控制向指定利益相关者提供的信息是明确的、完整的、可验证的、一致的、可修改的、可追溯的和可呈现的。

IM 流程的第一步是计划 IM。 此步骤的输出是 IM 策略或计划。 第二步是执行IM。 此步骤的输出是一个或多个信息存储库的创建、填充和维护，以及信息管理报告的创建和传播。

计划信息管理

创建 IM 策略/计划时应考虑的问题包括：

• 范围
  • 需要管理哪些信息？
  • 信息需要保留多长时间？
  • 系统数据字典是否需要能够“标记”信息以便于搜索和检索？
  • 将用于管理信息的媒体是物理的、电子的还是两者兼而有之？
  • 在建立数据存储库时是否已经考虑了正在进行的工作 (WIP) 和正式发布的信息？
• 约束
  • 必须对信息应用什么级别的配置控制？
  • 是否有与该项目信息管理相关的监管要求，包括出口管制要求？
  • 是否有任何与项目信息管理相关的客户要求或协议？
  • 是否有与项目信息管理相关的行业标准？
  • 是否有任何与项目信息管理相关的组织/企业指令、程序或标准？
  • 是否有与项目信息管理相关的项目指令、程序或标准？
• 控制/安全
  • 谁可以访问这些信息？ 这可能包括从事项目工作的人员、组织/企业的其他成员、客户、合作伙伴、供应商和监管机构。
  • 是否有保护信息免遭未经授权访问的要求？ 这可能包括必须尊重的知识产权 (IP) 权利 - 例如，如果要存储来自供应商的信息，并且供应商有可能获得属于竞争对手的信息，而该竞争对手也是该项目的供应商.
  • 要使用哪些数据存储库或存储库？
    • 选择存储库时是否考虑了要存储的信息量？
    • 选择存储库时是否考虑了访问和搜索速度？
  • 如果要存储电子信息，允许使用哪些文件格式？
  • 是否已定义要求以确保所存储的信息有效？
  • 是否已定义要求以确保在不再需要存储或不再有效时正确处理信息？ 例如，是否为每条信息定义了审查期？
• 生命周期
  • 如果电子信息要长期存储，如何“经得起未来考验”？ 例如，是否有可用的中性文件格式，或者是否会保留创建或使用信息的软件的副本？
  • 是否考虑了灾难恢复要求——例如，如果保存电子信息的服务器被破坏，是否有信息的备份副本？ 是否定期访问备份副本以表明信息恢复完美无缺？
  • 是否有正式要求归档指定信息以符合法律（包括监管）、审计和信息保留要求？ 如果有，是否定义了归档和归档方法？
  • 某些信息可能不需要存储（例如，当信息占用大量信息时，用于分析的结果文件可以通过分析工具和输入文件重新生成）。 但是，如果重新生成信息的成本很高，请考虑对存储与重新生成进行成本/收益分析。

执行信息管理

执行信息管理时应考虑的问题包括：

• 信息是否有效（是否可追溯至信息管理策略/计划和要管理的信息列表）
• 是否定义了信息审核和批准的工作流程以将信息从“进行中”转移到“已发布”
• 信息是否应用了正确的配置管理要求？ 信息是否有基线？
• 是否对信息应用了正确的“标签”以便于搜索和检索？
• 是否对信息应用了正确的访问规则？ 用户可以访问他们被允许访问的信息，并且只能访问这些信息吗？
• 如果需要，是否在存储之前将信息转换为中性文件格式？
• 是否为评估信息的持续有效性设定了审查日期？
• 是否定义了审查和删除不需要、无效或无法验证的信息（如组织/企业政策、项目政策、安全或知识产权要求中所定义）的工作流程？
• 信息是否已备份，备份恢复系统是否经过测试？
• 指定信息的归档是否符合法律（包括监管）、审计和信息保留要求？
• IM 系统是否满足定义的性能要求——例如访问速度、可用性和可搜索性？

与其他系统工程管理主题的联系

系统工程 IM 过程与 系统定义 、 规划 和 CM 过程紧密结合。 作为系统定义 过程 的一部分，利益相关者提出了对 IM 的要求。 在系统工程生命周期中存储什么/何时存储信息在 规划 过程中定义，配置控制要求在 CM 过程中定义。

实际考虑

与 IM 相关的主要缺陷和良好实践将在接下来的两节中描述。

缺陷

表 1 提供了规划和执行 IM 中遇到的一些关键缺陷：

表 1. 信息管理缺陷。 （SEBoK 原创）

良好实践

表 2 提供了从参考文献中收集的一些良好实践：

表 2. 信息管理良好实践。 （SEBoK 原创）